Pelastustieto 9/2005

Hankintaseminaarissa nousivat esille
tarjouskilpailun hankaluudet

Aluelaitosten hankinnoissa
turhan paljon epäselvyyksiä

Julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet nousivat keskeisesti esille Jyväskylässä järjestetyssä palokalustokauppiaiden ja palopäällystön yhteisessä hankintaseminaarissa. Alan pitkän linjan yrittäjät Juhani Costiander ja Leo Huttunen toivat mm. esimerkkien avulla esille sen, että tarjouskilpailuissa ja valintaperusteissa on paljon epäselvyyksiä alueellisten pelastuslaitosten hankinnoissa.

Keventääkseen ikävää aihetta Costiander totesi aluksi, ettei SPLY:n hallituksessa vedetty tikulla henkilöitä jotka tämän esityksen pitävät, vaan valittiin kaksi lähinnä eläkeikää olevaa henkilöä "joilla on vähiten hävittävää". Valitettavasti edelleenkin hankkijoiden keskuudessa on henkilöitä, jotka ottavat asiat henkilökohtaisina, eivätkä ymmärrä, että ei ole tarkoitus osoittaa ketään sormella, vaan päästä yhteisiin, kaikkia osapuolia hyödyttäviin toimintamalleihin.
Oman uhkansa palokalustokaupalle tuo mahdollinen pelastustoimen valtiollistaminen.
- Erityisesti, jos aluepelastuslaitokset laittavat tässä tilanteessa, jopa vuosiksi kaikki pelastusalaan liittyvät hankinnat jäihin. Se tietää ankeita aikoja alan yritystoiminnalle ja toisaalta, jos palvelutason annetaan tämän seurauksena romahtaa, sitä on vaikea nostaa takaisin, Costiander sanoo.
- Pelkona on myös se, mitä tapahtuu, jos valtio alkaa keskitetysti tehdä pelastustoimen hankintoja. Suuremmille hankintaerille löytyy tavarantoimittaja myös ulkomailta ja mikä vaikutus sillä voi olla kotimaiseen palokalustokauppaan. Hinta saattaa nousta näissä asioissa keskeiselle sijalle, eikä arvosteta riittävästi myyjän ammattitaitoa ja - etiikkaa. Kansainvälisesti ajatellen Suomen markkinat ovat todella pienet ja näin suurilla alan kansainvälisillä toimijoilla on halutessaan helppo mahdollisuus manipuloida näitä markkinoita. Jos alan kotimainen yritystoiminta saadaan näin tuhottua, niin odotettavissa on selvä hintatason nousu. Tästä on olemassa lukuisia kansainvälisiä esimerkkejä, Costiander toteaa.
- Viimekädessähän kysymys on palvelutason ja työpaikkojen säilyttämisestä. Jos nämä koetaan tärkeäksi, niin jokainen toimenpide pitäisi harkita riittävällä asiantuntemuksella ja vakavuudella. Hän muistuttaa, että palokalustokaupassa on huomioitava myös pohjoiset ankarat olosuhteet ja asiantuntemusta on oltava myös lukuisissa teknisissä asioissa.
- Parhaiten nämä olosuhteet, vaatimukset ja vastuun tuntevat jatkossakin SPLY:n jäsenyritykset.

Tarjouspyynnöt syytä yksilöidä
Tarjouskilpailuun liittyvässä problematiikassa hän painottaa myös tarjouspyyntöjen yksilöimisen tärkeyttä. Ellei niin ole tehty ja koko tarjouskilpailua mietitty huolella, syntyy ongelmia.
Mitä teknisemmästä tuotteesta on kyse, sitä enemmän asiantuntemusta hankintaan pitäisi uhrata.
Costiander otti esimerkiksi vähemmän teknisen tuotteen pistolapion eli rautalapion tai soralapion.
- Rautakaupassa tai ns. halpahalleissa tuotteen hinta on 5-20 euroa, eli hintaerot ovat todella suuret, mutta niin myös laatu. Yleinen tarjouspyyntö on esim. pistolapio putkivarrella ja kaikki em. tuotteet täyttävät täysin tarjouspyynnön vaatimukset. Suomalainen palokalustoliike tuntee hyvin alan tarpeet ja vastuunsa ja tarjoaa kotimaisia tuotteita, valitettavasti kalliimmasta päästä, koska rautakaupan myyjänkin mielestä "tätä halvinta mallia ei kannata hankkia kaivuutyöhön". Mitä tekee sitten yritys joka haluaa hinnalla saada kaupan eikä tunne riittävästi alan tarpeita tai kanna vastuutaan, toteaa Costiander.
Keskeisimpinä periaatteina julkisissa hankinnoissa Costiander ja Huttunen toivat esille kilpailuttamisvelvoitteen, valintaperusteet sekä syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun ja oikeusturvan.
- Kilpailuttamisvelvoitteen määrittelee EU:n ja Suomen lainsäädäntö sekä paikallinen ohjeistus.
Tärkeää heidän mielestään on se, että on vilpitön tahto todella kilpailuttaa eikä sitä koeta vain velvollisuudeksi.
- Valintaperusteena tulisi aina olla halvin hinta tai sitten kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto, mutta tämä peruste on mainittava tarjouspyynnössä.
- Syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun toteutumiseksi on tarjouspyynnössä ilmoitettava mahdollisimman tarkkaan arviointiperusteet tärkeysjärjestyksessä. Kun tarjouspyynnössä on ilmoitettu vertailutaulukon lisäksi pisteytys, helpottuu sekä tarjouksen tekijän että hankkijan työ huomattavasti, he sanoivat.
- Jos valintaperusteet, tärkeysjärjestys ja pisteytys luodaan vasta tarjouksen jättämisen jälkeen, onko todella kyse rehellisestä kilpailuttamisesta, he kysyvät.

Hankinnoista 2/3 virheellisiä
Costiander ja Huttunen korostivat sekä myönteisiä että kielteisiä muutoksia hankinta-asioissa tapahtuneen. Ennen merkittävä vaikutus oli ns. hyvä veli - periaatteella, joissa mahdollisista virheistä huomautettiin puolin ja toisin, muttei niitä viety jatkokäsittelyyn. Nyt suurten hankintojen merkitys yrityksille on kasvanut ja toisaalta ulkomaisten toimijoiden kiinnostus suomalaisen pelastustoimen hankintoihin on odotettavissa.
Ulkomaiset toimijat eivät tunne em. periaatetta, vaan puolustavat herkästi oikeuksiaan. Merkittävimpänä huolenaiheena Costiander ja Huttunen pitävätkin sitä, että peräti kaksikolmasosaa nykyisen aluelaitosjärjestelmän aikana tehdyistä hankintamenettelyistä ovat SPLY:n jäsenyrityksiltään keräämien tietojen mukaan olleet puutteellisia tai virheellisiä. Harjoitteluaika alkaa siis olla lopussa.
He korostivatkin tarjouspyynnön tärkeyttä hankinnoissa.
- Tärkeää on tietää mitä on ostamassa, jos ei tiedä, ei kannata ostaa, he painottivat.
Yleisimpinä virheinä tarjouspyynnöissä he mainitsivat mm. sen, että niissä ei määritellä teknisiä ominaisuuksia ja niissä tuotekuvaus on liian epämääräinen. Kun pyydetään tarjousta 100 parista saappaita, ilman tarkempaa yksilöintiä, niin se työllistää varmasti turhaan molempia osapuolia ennen kuin tarjous voidaan jättää. Tarjousaika saattaa olla myös liian lyhyt ja jakelu puutteellista.
- Tarjouspyynnön kriteereitä ei saa muuttaa prosessin aikana, näinkin on tapahtunut, eikä uutta tarjouspyyntökierrosta saa tehdä samasta asiasta. Kaiken kaikkiaan pitäisi voida edellyttää asiallista käsittelyä eikä suurpiirteistä toimintaa.
He esittelivät kaksi esimerkkiä; palovöiden ja hydraulisten pelastusvälineiden hankintaprosessit, joissa valinta kohdistui tarjouskilpailussa todellisuudessa huonommin menestyneisiin tarjoajiin. He kuitenkin korostivat sitä, että virheitä voi aina sattua, mutta näyttää siltä, että joskus ne ovat kovin tarkoitushakuisia.

''Eletäänkö nyt neuvostoaikoja?''
- Uutena ilmiönä ovat tulleet tarjouspyynnöt, joissa tuote on yksilöity niin tarkasti, ettei vaihtoehtoa ole. Jyväskyläläisenä tulee mieleen juttu 1970-luvulta, jolloin Valmetin traktoritehtaan vientimiehet kehuivat menestystä Neuvostoliiton markkinoilla. Ei löytynyt kilpailua, kun vaihdelaatikon kannen mitatkin oli tarjouspyynnössä ilmoitettu millin tarkkuudella. Eletäänkö alallamme vasta nyt neuvostoaikoja ja noudatetaan silloisia menetelmiä? Ei luultavasti ole epäselvyyttä siitä, että kyseessä on kilpailun rajoittaminen? Tuntuu joskus vaikealta löytää asiallinen linja hankinnoissa, hän valittaa.
@08:- Tuotteissa ja mieltymyksissä on varmasti eroja, mutta valinnan perusteet on oltava selvät ja niiden on kestettävä päivänvalo, he painottivat.
He paheksuvat myös sellaista tilannetta, että virheellisesti toimitetussa tarjouskilpailussa hävinnyt osapuoli valittaa asiasta ja joutuu tämän seurauksena ns. mustalle listalle, eikä tällainen yrittäjä saa enää lainkaan tarjouspyyntöjä ko. alueelta. Toteutuuko näin tarjoajan oikeusturva?
Lopuksi Costiander ja Huttunen toteavat, että onneksi räikeimpiä esimerkkejä, joihin tässä on viitattu, on vähän, mutta yksikin on liikaa. Vanhan ammattihankkijan ohje hankintoja toteutettaessa on, että käsittele hankinta, kuten tuote olisi tulossa vain sinulle ja hankkisit sen täysin omilla varoillasi. Sisältäisikö tämä koko hankintaprosessin perusajatuksen?


Kuvat: Hankintaseminaarin yhteydessä palokalustokauppiaat esittelivät myös tuotteitaan. Tässä esitellään kolariauton tukemiseen tarkoitettua välineistöä.

Teksti ja kuvat: Esa Aalto