Hyvä johtaminen on myös tilanneherkkää: kaikkia ihmisiä ei kaikissa tilanteissa voi johtaa samalla tavalla. Hyvä esimies kykenee muuttamaan johtamistyyliään tilanteen vaatimusten mukaisesti.
Johtaminen hälytystilanteessa poikkeaa ratkaisevasti sääntömääräisen kokouksen johtamisesta. Kuitenkin kummassakin johdetaan ihmistä.

Ihmis- ja tuloskeskeinen johtaminen
Jos tavoitteena on saada ihmiset tekemään jotain, voimme periaatteessa aina keskittyä joko ihmisen tuotoksen johtamiseen. Toki voimme myös olla johtamatta kumpaakaan tai johtaa sekä ihmisiä että asioita.
Tuotoksen johtaminen merkitsee sitä, että painotamme johtamisessa tuloksen aikaansaamista. Ihmisen johtaminen taas merkitsee käytännössä, että pyrimme motivoimaan ja kouluttamaan ihmistä ja luotamme siihen, että asiat hoituvat tämän jälkeen itsestään.
Mistä tuloksen syntyminen on kiinni?
Kaikessa inhimillisessä työssä tulokseen vaikuttaa kolme tekijää: kyvyt, halu eli motivaatio ja olosuhteet.
Kyvyt koostuvat taipumuksista, koulutuksesta ja iän myötä koostuvasta kokemuksesta. Taipumuksilla tarkoitetaan tässä mm. lahjakkuutta ja perusluonnetta. Niinpä esimerkiksi normaalisti yhdistystoiminnassa mukana olevilta vaaditaan vähintään kohtalaisia sosiaalisia kykyjä, koska työskentely tapahtuu huomattavilta osiltaan ryhmissä.
Koulutus ja kokemus voivat osittain korvata toisensa. Samaan tulokseen voidaan päästä hyvällä koulutuksella ja vähäisellä kokemuksella kuin vähäisellä koulutuksella ja pitkällä kokemuksella.
Palokuntatoiminnassa kelpoisuuden tuottava peruskoulutus on todellakin vain perusta, jonka varaan täydennyskoulutus rakentuu ja joka kokemusten myötä jalostuu ammattitaidoksi.
Motivaatiolla tarkoitetaan yksilön psyykkistä tilaa, joka määrää, millä vireydellä ja mihin suuntautuneena hän tietyssä tilanteessa toimii. Niinpä henkilö, jonka motivaatio on korkea, työskentelee ahkerasti saavuttaakseen tavoitteensa. Vastaavasti henkilö, jonka motivaatio on alhainen, ei ole halukas käyttämään aikaansa eikä omia voimavarojaan yhdistyksen tavoitteiden hyväksi.
Motivaatio syntyy tiedostetuista tai tiedostamattomista motiiveista eli vaikuttimista. Motiivina voi toimia esimerkiksi tarve, sosiaalinen normi, ulkopuolelta tullut yllyke tai palkkio. Motivaatio on välttämätön kaikelle inhimilliselle toiminnalle. Ilman motivaatiota ihmisen toiminta rajoittuu hengittämiseen ja muihin vastaaviin automaattisiin toimintoihin. Mitään muuta hän ei ole valmis tekemään. Jopa niin yksinkertainen toiminto kuin janon sammuttaminen vaatii motiiviin. Motivaationa toimii tarve korjata kurkun kuivuuden tai nestehukan aiheuttama tila.
Ihmisen motiiveja pohdittaessa ja kuvattaessa tarkastelun kohteena ovat ennen muuta persoonallisuus ja työn ominaisuudet.
Olosuhteet tarkoittavat tässä yhteydessä organisaatiota, työnjakoa sekä taloudellisia ja muita edellytyksiä tehdä työtä. Työskentelylle ei ole olemassa edellytyksiä missään organisaatiossa, jos minkäänlaista hierarkiaa, työnjakoa, tarvittavia työvälineitä tai taloudellisia resursseja ei ole.

Persoonallisuus
Persoonallisuudessa oleellisia tekijöitä ovat mielenkiinnon kohde, asenteet ja tarpeet.
Mielenkiinnon kohde vaikuttaa ulkoisen ärsykkeen merkittävyyteen motivaattorina. Jos tekeminen koetaan äärimmäisen mielenkiintoiseksi, siitä maksettu palkkio on toisarvoinen asia. Tuskinpa kukaan haluaa liittyä yhdistykseen tai ryhtyä tehtävää hoitamaan, jos ei lainkaan hyväksy yhdistyksen tarkoitusta ja päämääriä. Silti henkilöiden välillä on huomattavia eroja: jollekulle yhdistystoiminta voi olla koko elämä, jollekulle toiselle taas väylä solmia kontakteja tärkeiden ihmisten kanssa ja jollekin vain halu kuulua hyväksyttynä juuri tähän ryhmään. Siksi hyvän johtajan on tärkeätä tuntea jäsenten arvotaustat. Itse asiassa tämä on tärkeämpää kuin erilaisten motivointikikkojen hallinta.
Johtamisen kannalta ihmisen keskeisiä elämänasenteita ja motivaatiolajeja ovat:
- Suoritusmotivaatio. Tällä tavoin motivoitunut henkilö asettaa itselleen haastavia päämääriä. Hyvät suoritukset ja välitön palaute ovat hänelle tärkeitä. Hänen motivoimisekseen parhaiten toimivat haasteet ja tuloksiin perustuvat palkkiot.
- Liittymismotivaatio. Liittymismotivoitunut henkilö arvostaa ihmissuhteita, ystävyyttä ja sen ylläpitämistä. Hän nauttii yhdessäolosta, ja tärkeintä hänelle on muiden hyväksymisen saavuttaminen.
- Valtamotivaatio. Valtamotivoitunut henkilö haluaa päästä vaikuttamaan muihin ihmisiin. Hän etsii sellaisia tehtäviä ja sellaista asemaa, jossa hän voi vaikuttaa muihin ihmisiin.

Asenteet työtä kohtaan ja itseään kohtaan ovat niin ikään tärkeitä motivaation kannalta. Työhönsä tai johtajaansa tyytymätön henkilö ei ole halukas ponnistelemaan järjestön päämäärien saavuttamiseksi. Ponnistelut eivät ole suuria siinäkään tapauksessa, että henkilö on kerta toisensa jälkeen masennettu ja hänet on näin saatu menettämään itseluottamuksensa.
Tyydyttämättömät tarpeet toimivat myös motivaattoreina. Jos ihmisen kaikki tarpeet on tyydytetty, hän ei ole halukas tekemään yhtään mitään. Jos sitä vastoin tyydyttämättömiä tarpeita on, hän on motivoitunut ponnistelemaan tarpeidensa tyydyttämiseksi.
Ehkä tunnetuin tarveteoria on yhdysvaltalaisen psykologin Abraham Maslow’n kehittämä. Sen mukaan ihmisen tarpeet ovat järjestäytyneet hierarkisesti siten, että ylemmän asteinen tarve herää, vasta kun alemmanasteiset on tyydytetty.

Maslow’n mukaan ihmisellä on viisi perustarvetta:

Itsensä toteuttamisen tarve
- tarve toteuttaa omat mahdollisuutensa mahdollisimman suuressa määrin (Maslow´n mukaan ”ihmisen tulee olla sitä, mitä hän voi olla”)

Arvostuksen tarpeet
- tarve korostaa itseään
- tarve olla muiden arvostama
- tarve kokea itsensä hyödylliseksi
- tarve vaikuttaa muihin ihmisiin

Sosiaaliset tarpeet
- tarve olla tekemisissä muiden ihmisten kanssa
- tarve solmia mielekkäitä suhteita muiden kanssa

Turvallisuuden tarve
- vapaus vaarasta ja pelosta
- vapaus fysiologisiin tarpeisiin liittyvästä vajaatilasta

Fysiologiset tarpeet
- ruoka, juoma
- uni
- sukupuolielämä (suvun jatkuminen)

Työn ominaisuudet
Tilanteet ja ihmiset yhdistyksissä ovat erilaisia. Siksi on arveluttavaa antaa yleispäteviä ohjeita työn johtamisessa ja ohjaamisessa. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että useimmissa yhdistyksissä ja useimpien ihmisten kanssa päästään parhaimpiin tuloksiin jos työllä/ tehtävillä on seuraavat ominaisuudet:

1. Työ on merkityksellistä
Työn tulee tarjota ihmiselle mahdollisuuden käyttää kykyjään monella tavalla aina niiden äärirajoille saakka. Useimmissa yhdistyksissä tämä merkitsee delegoinnin lisäämistä hallitukselta alaspäin toimikunnille, yksittäisille luottamushenkilöille ja jäsenille. Työ koetaan tavallisesti mielekkääksi, jos tekijä kokee työnsä vaikuttavan toisten ihmisten hyvinvointiin. Sen tulee siis auttaa yhdistystä saavuttamaan päämääränsä ja jollakin tavalla helpottaa muiden toiminnassa mukana olevien henkilöiden työtä.

2. Työ on vaihtelevaa
Sama työ ei motivoi ihmistä kovinkaan pitkään. Muuttumattoman työn kannustearvo häviää, ja sen sijaan henkilö ryhtyy esittämään itsekkäitä vaatimuksia, jopa palkkioita luottamustehtävän hoitamisesta. Yhdistystyössä motiivin säilymistä ei ole tutkittu, normaalissa työelämässä sen sijaan sama työ kannustaa ihmistä vain muutaman vuoden.
Todennäköisesti muuttumaton luottamustehtäväkään ei pitkän päälle motivoi. Siksi tarvitaan toimenpiteitä:
- Työn kiertoa. Muutama vuosi samassa tehtävässä riittää.
- Työn rikastuttamista ja laajentamista. Samakin työ saattaa motivoida pitkänkin ajan, jos sen sisältö ei säily muuttumattomana.
- Joustavien organisaatiomuotojen käyttämistä. Ennen kaikkea tämä merkitsee sitä, että käytetään projektityöskentelyä. Projekteille annetaan selkeät tavoitteet, vastuu, valtuudet ja (aika-, henkilö- ja taloudelliset) resurssit.
- Koulutuksen ja luovuuden arvostamista. Jos organisaatiossa delegointi on viety pitkälle, koulutuksen ja luovuuden arvostamisella saadaan ihmiset itse kehittämään omaa työtään. 3. Työssä on mahdollisuus itsenäiseen toimintaan
Tämäkin merkitsee delegointia: valmistelun, vastuun ja päätäntävallan siirtämistä alaspäin toimikunnille, projekteille, ja yksittäisille henkilöille. Pääperiaatteena tulee olla, että kaikki asiat päätetään alimmalla mahdollisella tasolla, missä on asiantuntemusta päätöksen tekemiseen. Asia tulee todennäköisesti paremmin päätetyksi, sitoutuneisuus päätökseen paranee ja valtuudet saanut henkilö motivoituu entistä paremmin.

4. Ihmiset tietävät, mistä on kysymys
Jos yhdistyksen henkilöillä ei ole tietoa päämääristä, nykytilanteesta ja kokonaisuudesta, ei motivaatio voi olla kovin korkea. Ilman tietoa ei myöskään voi ottaa vastuuta - kun ei tiedä mistä vastaa. Yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö sen sijaan ei voi olla ottamatta vastuuta, jos hänellä on tietoa.

5. Ihmiset saavat tietoa todellisista tuloksista
Motivoituakseen ja säilyttääkseen motivaationsa yksilö tarvitsee myös palautetta tehdystä työstä ja sen tuloksista. Mitä nopeampaa ja yksilöidympää palaute on, sitä paremmin se tehoaa.

6. Työtä tehdään pienissä ja funktionaalisissa ryhmissä Pieni ryhmä on suurta kiinteämpi ja yhteistyökykyisempi, siksi niiden toimikuntien yms. koko, joissa todelliset työt tehdään, kannattaa rajoittaa 4-6 jäseneen. Funktionaalisuus tarkoittaa, että ryhmä koostuu sellaisista erilaisia taitoja omaavista ihmisistä, jotka yhdessä kykenevät suoriutumaan saamastaan tehtävästä.


Eero Peltonen